Digiposte vous propose un coffre-fort numérique très inventif pour conserver tous vos dossiers importants. Avec Digiposte, fini la lourdeur administrative, il ne sera plus nécessaire d’effectuer des recherches fastidieuses pour retrouver un document urgent et important. La digitalisation est à la portée de chacun et Digiposte vous aide à en profiter au maximum.
Les fonctionnalités de digiposte
Digiposte permet la dématérialisation à 100 % des dossiers administratifs. En effet, il met à la disposition de l’utilisateur un espace personnel qui correspond au coffre numérique lui permettant d’archiver les documents. La plateforme digiposte est essentiellement conçue pour les services RH des sociétés. Ses fonctionnalités leur apportent une aide précieuse dans la gestion administrative des ressources humaines. Actuellement, Digiposte travaille déjà en collaboration avec plusieurs milliers d’entreprises abonnées. Digiposte consiste en un logiciel d’archivage très performant et très sécurisé des données numériques. En effet, une technologie Saas est mise en place dans le système de stockage pour optimiser la sécurisation des documents numériques. Le stockage permet de garder les données sur le long terme, puisque ces dernières peuvent être conservées durant 50 ans dans le coffre numérique, tant que le client continue d’utiliser ce dernier. Les documents enregistrés possèdent le même impact que l’original. Ils gardent la même valeur juridique et la même intégrité que ce dernier. Le service offert par digiposte est un acte exercé dans le cadre légal et notamment régi par le décret n°2018-418 et 823. Les activités relatives au site Digiposte sont certifiées conformes aux normes de l’Afnor, de l’ISO et le label FNTC-TA concernant l’archivage électronique et les tiers « archiveurs ». Les documents peuvent être récupérés (c’est-à-dire reçus) automatiquement dans l’espace sécurisé et peuvent y être classés. Le classement peut se faire par thème pour les retrouver très rapidement. Le stockage vient de pair avec le système de notification automatique pour vos échéances importantes. Digiposte est également disponible en application mobile sur les smartphones. Enfin, Digiposte offre un accompagnement aux entreprises dans leur processus de dématérialisation.
Comment fonctionne digiposte ?
Digiposte est créé dans le but de faciliter la réception, le stockage et l’envoi des documents administratifs de tout genre. Ses services sont destinés à tout public, qu’il s’agisse de société ou d’individu.
Fonctionnement au niveau du particulier
Après sa souscription sur Digiposte, chaque abonné reçoit un espace de stockage appelé encore coffre numérique sur le site Digiposte.
Si vous êtes un particulier, et que vous souhaitiez bénéficier du service Digiposte, il vous suffira de vous y inscrire. Ensuite, vous pourrez demander à être relié avec les organismes qui ont des flux de papiers administratifs à échanger avec vous. À titre d’exemple, vous désirez recevoir toutes vos factures d’électricité sur votre téléphone portable. Vous devez alors vous inscrire sur le site et vous connecter à l’EDF. À partir de ce moment-là, vous recevrez vos factures automatiquement sur votre espace de stockage Digiposte. Dans un autre cas de figure, si vous êtes déjà inscrit à Digiposte, vous pouvez scanner vos documents, vos données personnelles ainsi que vos factures, pièces justificatives, carte d’identité, relevés bancaires, bulletins de salaire, etc., et les archiver sur Digiposte. Il en est de même si vous voulez centraliser vos documents électroniques, ainsi que les dossiers scolaires de vos enfants.
Fonctionnement au niveau d’une société
De même qu’avec un individu, les services offerts par Digiposte s’avèrent aussi intéressants pour les sociétés. En effet, ces entités gèrent un énorme volume de documents administratifs avec le personnel qu’elles emploient, d’une part, ainsi qu’avec leurs homologues qui échangent avec elles, un large éventail de dossiers. Avec Digiposte, les documents, tels que les bulletins de paie et les notes administratives, peuvent désormais être transmis directement au poste de téléphone du salarié. Ces derniers avaient l’habitude de recevoir leurs bulletins de salaire via La Poste, mais grâce à Digiposte, ils n’auront plus à craindre la perte de ce genre de documents très importants.
Les avantages présentés avec l’utilisation de Digiposte
- le système digitalisé permet un énorme gain de temps dans les démarches administratives ;
- grâce à Digiposte, il est possible d’économiser financièrement sur les classements de dossiers en éliminant la manipulation coûteuse de la « paperasserie » ;
- Digiposte met en place une traçabilité assurée des documents archivés. Grâce à un classement sans faille de ces derniers, il facilite les recherches ;
- vous pouvez accéder à vos documents et vos données à tout moment et les partager facilement ;
- avec Digiposte, le niveau de sécurité du système d’archivage est élevé ;
- la pérennité des fichiers numériques est assurée ;
- le site Digiposte participe à l’accomplissement des responsabilités sociétales des entreprises (ou RSE).
Les offres de Digiposte
Digiposte met à disposition des utilisateurs une version essai de ses services avec une inscription sans engagement pour un mois. Durant cette période, le client peut s’inscrire sur la plateforme de Digiposte et utiliser un coffre numérique de 5 Go pour garder ses données. Il est autorisé à se connecter à 5 organismes de récupération automatique de documents. En devenant abonné à Digiposte, le client reçoit un espace de stockage de 100 Go et un nombre illimité d’organismes de récupération des documents. Une offre Pro (offre professionnelle) est disponible pour les sociétés avec une souscription de 9,99 € par mois. La société pourra se connecter avec un nombre illimité d’organismes partenaires. En outre, un scanner mobile et un mode hors connexion, s’ajoutent à chacune des offres ci-dessus.
Comment créer son compte et accéder au service Digiposte ?
Si vous vous joignez à Digiposte pour la première fois, vous devez d’abord vous inscrire pour créer un compte. Prenons le cas où votre société vous invite à recevoir votre bulletin de paie sur Digiposte. À cet effet, elle vous adressera, par courrier, un lien pour accéder à Digiposte. Il vous faudra suivre les étapes suivantes :
- rendez-vous sur ce lien pour enregistrer votre inscription ;
- un code d’activation secret vous a été communiqué, entrez votre immatriculation et le code dans les champs indiqués, puis validez ;
- remplissez le formulaire d’inscription et validez ;
- vous serez invité à confirmer une nouvelle fois votre e-mail ;
- cliquez sur le lien indiqué dans l’e-mail et votre procédure d’adhésion est terminée : vous êtes connecté sur Digiposte.
Il est nécessaire de souligner que votre adresse e-mail sera votre identifiant, et que vous devrez créer un mot de passe composé de 6 caractères.
Comment contacter le service client digiposte ?
Le service clients Digiposte s’engage à s’assurer que les utilisateurs possèdent toutes les informations détaillées et nécessaires à l’utilisation du site. Pour cela, une aide en ligne est disponible 24h/24. Egalement, un formulaire de contact peut être rempli et envoyé pour toute autre demande : http://secure.digiposte.fr/service_client. Pour recevoir un premier niveau de réponse, la communication avec un agent du service client peut être engagée par chat, via le Chatbot Digiposte. Ce service est disponible 24h/24, 7j/7.
Que dois-je faire en cas de perte de mon mot de passe ?
Au cas où vous auriez perdu ou oublié votre mot de passe, vous devriez le réinitialiser et en créer un nouveau, en suivant les étapes ci-après :
- entrez dans la page de connexion Digiposte ;
- signalez l’oubli de votre mot de passe en appuyant sur l’onglet prévu à cet effet ;
- renseignez le champ indiqué avec votre identifiant ;
- vous recevrez un email qui contiendra un code servant à modifier votre mot de passe ;
- utiliser ce code pour le changer ;
- dès que vous l’aurez modifié ; connectez-vous sur Digiposte.
